Codex✖️ Gmail 自动化工作流：从收件箱一直跑到 Obsidian（含18个使用场景提示词）
一天收到 80 封邮件，真正需要你回复的可能只有 5 封。
剩下的是 Newsletter、GitHub 通知、日历变更、订单回执、账单和系统提醒。每封邮件你都会处理，麻烦在于每天都要重复判断：什么重要，什么可以晚点看，什么可以归档。
连接 Gmail 后，Codex 可以搜索和阅读邮件、整理线程、读取附件、创建草稿、加标签、归档，或在你明确要求时发送、转发、移入垃圾箱。配合定时任务，它还可以在固定时间交一份“今天真正需要关注什么”的报告。
它先替你完成一轮优先级判断，省下反复切换注意力的时间。
一、安装 Gmail 插件
打开 Codex 的插件页面，搜索并安装 Gmail，再按提示登录 Google 账号。安装完成后新建一个任务，就可以直接调用 Gmail。
二、Gmail 到底能拿来做什么
可以把 Gmail 场景分成三类。
第一类：每天都值得跑。 收件箱雷达、Newsletter 摘要、GitHub 通知、VIP 发件人提醒。
第二类：每周或每月跑。 等待回复、项目简报、发票月报、沉默订阅审计。
第三类：事件发生时跑。 航班变更、订单异常、续费涨价、合同截止日、安全警报。
Gmail 原生过滤器适合机械规则，例如“发件人是 X 就加标签”；Codex 更适合需要理解上下文的判断，例如“这封 GitHub 邮件虽然写着 failed，但对应的后续邮件已经显示恢复，是否还需要我处理”。
过滤器负责分流，Codex 负责理解。
三、自动化的正确升级路线
不要第一天就把邮箱交给全自动流程。最稳妥的做法是分三级。
Level 1：只读报告
只允许搜索、读取、总结。最适合第一次测试，也适合安全、财务、人事等高风险邮件。
Level 2：草稿和拟执行清单
允许 Codex 起草回复，或列出“准备加哪些标签、归档哪些线程”，但不真正执行。
Level 3：确认后执行
连续观察 2～3 次都没有明显误判，再允许它在你确认后加标签和归档。
发送、转发和删除影响更大，仍然要单独确认。归档和垃圾箱要分开处理。
官方建议也是：先在普通任务里测试提示词，观察前几次结果，再调整工具、频率和上下文。Web 和桌面端都能管理定时任务；需要读取本地项目文件的桌面任务，要保证电脑开机且应用运行。详见官方定时任务文档。
四、Newsletter：最适合上手的自动化
Newsletter 高频、低风险，而且判断标准容易观察，是最好的第一个练习。
提示词 1：30 天订阅审计
检查我最近 14 天的已发送邮件，找出满足以下条件的线程：
- 我最后一次发信已经超过 3 个工作日；
- 对方之后没有回复；
- 事项仍可能有效，排除感谢、通知和已经关闭的话题。
按紧急程度排序，给出对方、主题、已等待天数、为什么值得跟进。
先不要创建草稿，也不要发送。建议先观察三类标签：Newsletter/待读、Newsletter/摘要、Newsletter/待退订。Gmail 连接没有通用的一键退订能力；让 Codex 找候选，再由你逐个确认即可。
提示词 2：每日 Newsletter 摘要
使用 Gmail 检查最近 30 天的 Newsletter 和营销订阅。
请按发件人汇总：主题方向、30 天来信次数、最近一次来信、我是否经常阅读、建议动作。
建议动作只能是：保留、进入每日摘要、考虑退订。
“考虑退订”必须同时满足：
- 30 天至少来信 3 次；
- 我几乎没有阅读；
- 须排除账单、订单、安全、工作、人事或合同通知。
只输出审计报告和拟执行清单。
不要退订、删除、归档、加标签或标记已读。提示词 3：把日报设成自动任务
把 GitHub 通知分级检查设为工作日 09:00 和 17:30 执行，时区 Asia/Shanghai。
如果没有 P0/P1，只回复一行摘要。
任何 P0 必须单独置顶，禁止自动标记已读或归档。
P1/P2 的加标签和归档也必须等我回复“确认执行”。
发送、转发、删除一律禁止自动执行。五、GitHub 通知：不要一锅端
GitHub 邮件最麻烦的地方，是安全警报、Review requested、CI passed 和普通评论全混在一起。
使用 Gmail 检查过去 24 小时来自 GitHub 的通知邮件，先按仓库分组，再按规则分级：
P0：安全警报、secret scanning、Dependabot 高危、账号异常；
P1：review requested、assigned、mentioned、CI failed、明确需要我回复；
P2：CI passed、merged、closed、普通 Issue/PR 动态。
输出每个仓库的 P0/P1/P2 数量；列出全部 P0、最多 10 条 P1；P2 只汇总。
拟执行动作：P1 加标签 GitHub/Action；P2 加标签 GitHub/Info 并归档。
不要修改 P0，不要执行拟动作，不要发送或删除邮件。最后等待我确认。提示词 4：过去 24 小时分级
把刚才的检查设为【频率与时间】执行，时区【时区】。
每次结果返回【当前任务 / 独立任务】。
如果没有需要行动的内容，只回复一句简报。
允许自动读取和汇总；只输出拟执行动作。
加标签或归档必须等我确认；发送、转发、删除必须单独确认。
遇到账单、合同、人事、安全、验证码或账号恢复邮件，不得自动降级或清理。提示词 5：只扫安全警报
检查最近 24 小时来自以下 VIP 的邮件：【填写姓名或邮箱】。
区分本人写的邮件、群发抄送和自动系统通知。
本人直接写给我的邮件置顶；只有抄送且不需行动的放到最后。
输出每人的最新状态、需要我做的事、截止时间。
不要自动回复、转发、归档或标记已读。提示词 6：GitHub 工作日自动巡检
检查未来 30 天可能发生的订阅续费、试用到期、价格变更、账单和扣款提醒。
按日期排序，提取：服务商、事项、金额与币种（邮件有写才填）、日期、是否涨价、取消或修改入口是否存在。
安全、域名、云服务、保险和税务相关项目必须置顶。
只提醒，不打开付款链接，不取消订阅，不付款，不转发。如果你另外连接 GitHub 插件，Codex 可以再去仓库核对 PR、Issue 或 CI 的实时状态；只连接 Gmail 时，它做的是邮件层面的分类和降噪。
六、把 Newsletter 自动存进 Obsidian
如果目标是保存自己订阅的 Every、AI Valley 这类高质量 Newsletter，就不用逐篇打开 Obsidian。Obsidian 仓库本身就是一个 Markdown 文件夹，Codex 可以在自动任务里读取 Gmail，清理邮件格式，然后直接写入仓库目录。
Computer Use 只在教程里负责展示最终结果和截图。每天执行的自动化流程走本地文件写入，速度更快，也更稳定。
/Users/punkadrian/Documents/Newsletter/Every｜A Codex of One’s Own｜2026-08-07.md上图来自实际操作。Codex 从 Gmail 读取了 Every 在 2026 年 8 月 7 日发送的《A Codex of One’s Own》，把邮件正文转换成 Markdown，写入新建的 Obsidian 仓库 Newsletter。文件保留标题、作者、收件日期、正文结构、栏目和原文链接，广告、退订页脚与邮件追踪参数已经清理。
实际生成的文件是：
根据刚才确认的等待回复清单，为前 3 个线程创建跟进草稿。
语气简短、礼貌、不施压；先引用原线程里的具体事项，再问一个清晰问题。
不要虚构承诺、截止日或对方态度。
每封草稿后说明你使用了哪些线程信息。
只保存草稿，不发送。自动化流程
- Gmail 搜索过去 24 小时的新邮件，只读取白名单里的 Newsletter 发件人。
- 读取正文，优先使用纯文本部分；只有 HTML 时再转换成 Markdown。
- 清理广告、社交关注、退订页脚、像素追踪和跳转链接，保留文章内容与正常引用。
- 在 YAML 里记录发布者、栏目、作者、日期、原文地址和 Gmail message ID。
- 用 message ID 查重，已经保存过的邮件直接跳过。
- 把 .md 文件写入 Newsletter 仓库，最后返回本次新增、跳过和失败的清单。
Gmail 在这套流程中保持只读。自动任务可以新增 Markdown 文件，写入范围只限 Newsletter 仓库，不覆盖、不移动、不删除已有内容。
先手动跑一次
https://x.com/@AdrianPunk115设成每天自动归档
把“Gmail Newsletter 自动归档”设为每天 20:30 执行，时区 Asia/Shanghai。
每次检查过去 24 小时来自以下发件人的新邮件：
- hello@every.to
- aivalley@mail.beehiiv.com
对每封有文章正文的 Newsletter：
1. 读取完整正文；
2. 转换成结构清晰的 Markdown；
3. 清理广告、追踪跳转、退订页脚和重复的品牌导航；
4. 保持原文语言、信息和段落顺序；
5. 写入 /Users/punkadrian/Documents/Newsletter；
6. 文件名使用“发布者｜邮件标题｜YYYY-MM-DD.md”；
7. 在 YAML 中保存 Gmail message ID，并用它去重。
已经归档的邮件跳过。正文缺失、只含活动邀请或纯促销的邮件也跳过，并在报告里说明原因。
允许自动读取 Gmail，并在 Newsletter 仓库新增 Markdown 文件。
禁止修改邮件状态，禁止归档、删除、转发或退订；禁止覆盖、移动和删除仓库里的已有文件。
每次只返回一份简短报告：新增文件、跳过邮件、失败项目和对应原因。这张图对应已经创建的真实任务：每天 20:30 检查 Every 和 AI Valley，只读 Gmail，并把新文章写入 Newsletter 仓库。Codex 应用本身无法通过 Computer Use 截图，因此这里按照实际任务配置重绘。
白名单要填写 Gmail 里看到的真实发件地址。AI Valley 的官网品牌名很醒目，实际邮件来自 aivalley@mail.beehiiv.com；如果直接写 aivalley.ai，定时任务可能一封也搜不到。
检查过去 24 小时收到的 Newsletter。
按 AI、产品、写作、商业、其他分类。
每封只写一句摘要；重复主题合并；广告和纯促销只统计数量。
最多推荐 5 篇值得读的内容，并说明每篇为什么值得读。
输出顺序：
1. 今日一句话总览；
2. 推荐阅读；
3. 其他主题摘要；
4. 拟加标签清单；
5. 拟归档清单。
只输出报告，不修改邮件，等待我确认。需要读取本地仓库的桌面自动任务，要保证电脑开机并让 Codex 保持运行。先手动执行一次，确认 Markdown 清理规则符合你的习惯，再开启每天定时运行。
再加几个常用提示词
添加新的订阅源：
只检查最近 7 天的 GitHub 安全相关邮件，包括：
secret scanning、Dependabot、2FA、登录异常、token、SSH key、组织权限变化。
按“需要立即处理 / 建议今天处理 / 仅供确认”分级。
每条给出：仓库或账号、警报类型、邮件时间、邮件原文明确说明的风险、下一步。
不要根据主题自行猜测漏洞严重性；不确定就标注“不确定”。
保持这些邮件未读，不归档、不删除、不转发。补归档历史邮件：
使用 Gmail 检查过去 24 小时的新邮件，以及过去 7 天仍未处理的活跃线程。
优先找：需要我回复、需要我做决定、含明确截止时间、付款或安全风险、对方正在等待我的邮件。
排除：纯通知、广告、已完成事项和重复提醒。
最多列 10 条，每条写：谁发的、要我做什么、最晚何时、为什么重要、建议下一步。
只读，不修改任何邮件。给归档文件增加中文导读：
检查 90 天以前仍在收件箱里的邮件，提出一份清理建议。
分成：建议保留、建议归档、疑似重复通知、值得检查的订阅。
账单、合同、税务、人事、安全、账号恢复和重要附件邮件不得列入自动清理。
只给数量、规则和最多 20 个样本；不要执行归档、删除、退订或标记已读。
最后告诉我：如果执行建议，预计收件箱会减少多少封。七、更多值得复制的 Gmail 提示词
一条可靠的提示词，要写清楚五件事。
把刚才的 Newsletter 日报设为每天 19:00 执行，时区 Asia/Shanghai。
每次返回当前任务；如果当天没有值得读的内容，只回复一句简报。
允许自动读取和总结。
除非我明确回复“确认执行”，否则不要加标签、归档、删除或尝试退订。提示词 7：每日行动雷达
提示词 8：VIP 发件人雷达
把 The Rundown AI 和 Ben’s Bites 加入 Newsletter 自动归档白名单。
先搜索最近 30 天邮件，列出实际发件地址和域名，让我确认后再修改自动任务。提示词 9：找出等待别人回复的线程
只读分析我最近 60 天“已发送”中由我本人写的 30 封邮件。
排除转发、自动回复、模板通知、很短的确认词和含敏感个人信息的邮件。
总结我的写作习惯：称呼、开场、句子长度、礼貌程度、如何提出请求、如何收尾、中英文混用。
给出一份 8 条以内的“我的邮件语气规则”。
不要创建或发送任何邮件。提示词 10：起草跟进邮件
使用 Gmail 搜索最近 7 天来自 Every 的 Newsletter，发件地址限定为 hello@every.to。
读取最新一封有完整正文的邮件，将邮件内容转换成 Markdown，并保存到这个 Obsidian 仓库：
/Users/punkadrian/Documents/Newsletter
处理规则：
- 保留邮件标题、副标题、作者、收件日期、正文段落、栏目、小标题、列表和正常引用；
- 保留文章原文链接，把邮件追踪跳转链接还原成目标网址；
- 清理广告、赞助信息、社交关注、评分按钮、退订链接和地址页脚；
- 保持原文语言和段落顺序，不改写成摘要，不翻译；
- 在 YAML 中写入 publisher、publication、author、received、source、source_url、gmail_message_id 和 tags；
- 文件名使用“发布者｜邮件标题｜YYYY-MM-DD.md”；
- 写入前用 gmail_message_id 查重，发现重复就跳过，不覆盖已有文件。
Gmail 只读。只允许在上述 Newsletter 仓库内新增 Markdown 文件。
完成后告诉我：读取了哪封邮件、保存路径、清理了哪些非正文内容。提示词 11：学习我的邮件语气
检查最近 14 天与招聘有关的邮件，按候选人和职位分组。
提取：当前阶段、最近一次沟通、下一步、负责人、时间冲突、候选人提出的问题。
只做信息整理，不判断候选人好坏，不推断敏感属性，不做录用或淘汰决定。
不要自动发送面试邀请或拒信；如需回复，只创建草稿并等待确认。提示词 12：账单、续费与试用到期
提示词 13：发票与回执月报
提示词 14：差旅行程总览
检查上一个自然月的发票、receipt、invoice 和付款回执邮件，并读取可访问的附件。
按日期输出：商家、金额、币种、发票号、费用类别、附件是否存在。
同一交易的重复通知要合并；金额不清楚时留空，不要猜。
最后列出“可能重复”“缺少附件”“需要人工核对”三类异常。
只生成报告，不修改邮件，不把附件发送到外部。提示词 15：订单与快递异常
提示词 16：每周项目简报
从 Gmail 补归档过去 90 天的 Every Newsletter，每次最多处理 10 封。
继续使用 gmail_message_id 去重，按日期从旧到新写入 Newsletter 仓库。
每处理完一批就停下并报告结果，等待我继续。提示词 17：招聘邮箱整理
检查过去 7 天主题或正文包含【项目名 / 客户名 / 关键词】的邮件。
按以下结构总结：
1. 本周已确认的决定；
2. 进展；
3. 风险与阻塞；
4. 谁在等待谁；
5. 下周动作与截止时间；
6. 仍然不确定的信息。
只使用邮件里能验证的事实；推断必须标注“推断”。
不要发送简报或修改邮件。提示词 18：每月邮箱保养
八、把任意提示词改成定时任务
先手动运行，确认结果符合预期，再在同一任务里追加：
检查最近 14 天的订单和快递邮件。
只列出异常：延误、地址问题、派送失败、退款失败、缺货、需要签收、需要我补充信息。
正常发货和正常签收只统计数量，不逐条展示。
每个异常写明订单、当前状态、邮件时间、建议下一步。
不要点击外部链接，不回复商家，不归档异常邮件。推荐频率：
- 每日行动雷达：工作日 08:30；
- GitHub 通知：工作日 09:00 和 17:30；
- Newsletter 摘要：每天 19:00；
- 等待回复：每周一、周四 10:00；
- 项目简报：每周五 16:00；
- 账单与发票：每月 1 日 09:00；
- 订阅审计：每月最后一天 18:00。
九、五条安全底线
- 先读后动。 第一次永远只读。
- 优先归档。 归档后仍能搜索；垃圾箱要单独确认。
- 草稿只供审阅。 可以自动起草，发送前由你确认。
- 高影响邮件不降级。 安全、财务、合同、人事、验证码始终保守处理。
- 自动化要可回看。 每次都输出规则、数量、样本和拟动作，方便发现误判。
OpenAI 的官方邮箱用例也采用同一思路：先审查邮箱和已发送邮件，给出清理建议与回复草稿，最后用编号问题逐项征求批准；没有批准就不发送、不归档、不移入垃圾箱。
Codex 管 Gmail 的核心就八个字：先读后动，逐步放权。
今天先做第一步：连接 Gmail，跑一次只读测试。连续三次判断正确，再把它升级成长期自动化。
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